Implantation

Nous avons la ferme conviction que le succès d’une implantation repose non seulement sur la qualité et la stabilité des composantes, mais également sur la force d’une méthodologie d’implantation adaptée en fonction des besoins spécifiques de nos clients. Nous disposons de plusieurs années d’expérience en implantation de solutions informatisées. Au fil du temps, nous avons mis en place des processus robustes nous permettant d’atteindre les objectifs de notre clientèle dans les temps requis.

Suffisamment flexible pour toutes sortes de déploiement, notre méthodologie nous permet d’identifier et d’intégrer globalement les besoins d’affaires du client.

Cette méthodologie contient plusieurs étapes cruciales au succès de l’implantation.

Planification

La planification du projet regroupe différentes activités permettant d’assurer les livrables du projet. Le chargé de projet et le directeur du bureau de projets en collaboration avec les gestionnaires des produits verront à élaborer un manuel d’organisation de projet (MOP).Ce manuel présente les procédures de gestion de projet qui seront utilisées pour toute la durée du projet.

Suivi et contrôle

Cette activité permet de présenter un état de situation à jour lors de chacune des réunions du Comité de Coordination du projet. Elle permet entre autres de faire le point sur l’avancement du projet et de la réalisation des biens livrables conformément à la planification établie.

Analyse des processus actuels

Cette étape est une pierre angulaire du projet. Elle permet, entre autres, de mettre en évidence les zones de convergence et les différences entre vos façons de faire actuelles et futures. Pour cela, nous rencontrons les usagers, les chefs d’équipe, les responsables des différents programmes clientèles et les archivistes. Nous devons vérifier les outils dont disposent actuellement les utilisateurs dans le cadre de leur travail et nous devons prendre des données, analyser, vérifier et proposer des façons de faire permettant au client d’améliorer les processus en lien avec l’arrivée d’un outil informatisé. Ce processus démarre dès les présentations des logiciels.

Harmonisation des processus

Au cours de cette étape, il est primordial pour nous de bien comprendre les besoins fonctionnels recherchés et spécifiques visés par le projet. Il faut donc valider et documenter adéquatement les besoins fonctionnels décrits dans le cadre du projet.

Un document de synthèse intégrant les résultats de l’analyse des processus actuels et des analyses fonctionnelles sera présenté à la direction du client. Le plan d’harmonisation des nouveaux processus sera également présenté lors de cette activité.

Conversion des données

L’expertise de PG dans le domaine de la récupération et de la conversion des données n’est plus à démontrer, avec à son actif, plus de 300 transferts et conversion de données provenant de plusieurs systèmes différents.

Pour la conversion des données, PG s’attend à ce que le client fournisse les données selon un format d’échange prédéfini. Par la suite, PG procède à la conversion de vos données à proprement parler. Cette activité, qui est de nature interactive avec le client, assure celui-ci du bon fonctionnement du nouveau produit.

Contrôle de la qualité

Des outils de contrôle permettent de quantifier le nombre de transactions avant et après la conversion et également de produire des rapports d’anomalies. Nous pouvons ainsi s’assurer de l’intégrité des données transférées.

Qualité des données converties

Les données provenant d’un autre système sont traitées par des programmes de conversion incluant des procédures de vérification et de contrôle. Nous fournissons les informations produites par nos rapports d’anomalies afin de faciliter le travail de correction.

Validation des données

C'est le début de la plus importante étape dans le processus de validation de la conversion, soit la validation sur place avec un conseiller de PG qui s'assure de la qualité de conversion à travers les différents modules.

Essais

Afin de s’assurer que l’ensemble des nouveaux modules correspond aux attentes du client en ce qui concerne l’installation, les formations et le matériel inhérents à celles-ci, la conversion des données et la validation des fonctionnalités des logiciels, nous effectuons des essais dans un environnement d’essais avant de commencer les activités d’implantation dans l’environnement réel.

Accompagnement et mise en route

Pour chacune des formations, une stratégie de formation est élaborée en collaboration avec le client afin d’adapter les formations à vos besoins. De plus, un plan de formation est mis en place collaboration avec le client afin d’adapter l'horaire et le contenu des formations selon vos besoins. Les formations sont données dans vos locaux.

Notre expérience dans la transition de système nous a permis de structurer notre approche en matière d’implantation. Un accompagnement soutenu des utilisateurs permet de les sécuriser par rapport aux changements en comprenant leurs façons de travailler, en les initiant au nouveau système et en les accompagnant dans les premiers moments de l'utilisation en mode « production ».

Assurance qualité

Pour assurer la constance des services rendus, le gestionnaire de projet assure un suivi régulier des activités et il présente un état de situation à jour lors de chacune des réunions du comité de projet selon les éléments suivants: