Gestion du conseil

Cette solution prend en charge la Gestion du Conseil, en préparant les ordres du jour et les documents nécessaires à la tenue des séances de conseil / comité et commissions et en permettant la diffusion de ces documents aux Élus. Elle offre une technologie de pointe et propose une architecture entièrement WEB. Elle s’appuie sur les systèmes de gestion de bases de données Oracle et/ou Microsoft SQL Server.

Principales caractéristiques

• La création des formulaires
• La création des dossiers
• La gestion des documents électroniques
• La gestion des approbations
• La création de l’ordre du jour
• Gestion du temps dans l'ordre du jour
• La révision de l’ordre du jour
• La diffusion des documents
• La recherche multiple et plein texte
• La prise de présence des conseillers
• L’annotation
• La création automatique du procès-verbal
• La création des extraits de résolutions

Bénéfices

• Une politique de développement durable
• Une diminution des interventions humaines pour produire et faire cheminer une quantité importante de papier produite par les séances
• Une accélération des processus d’approbation des documents
• Une réduction des délais de distribution des documents
• Une amélioration de la qualité des documents
• Une standardisation des formulaires et documents
• Une optimisation du contrôle de sécurité des documents
• Un accès à distance et une diffusion aux documents
• Une réduction des coûts de photocopies

Composantes

Gestion du conseil

Permet l’automatisation de l’ensemble des dossiers nécessaires pour la tenue des comités et des séances du Conseil municipal.

Création de formulaires

• Création des modèles de formulaire en format MS-WORD
• Intégration de champs de fusion et de champs de saisie
• Identification du texte du formulaire qui doit apparaître dans l’ordre du jour

  Accessibilité de formulaires

• Disponibilité des formulaires pour les gestionnaires ou adjoints
• Ajout de pièces justificatives
• Paramétrage des noms de dossiers

  Séance de conseil

• Génération de l’ordre du jour en pdf

• Création de séance
• Présence des conseillers (propose / appui)
• Ajout de numéro de résolution ou règlements
• Possibilité de modifier le texte du formulaire (gestion des versions)
• Sécurité des accès
• Génération des résolutions et du procès-verbal

  Gestion des approbations

• Configuration des modèles d’approbation (illimité)
• Ajouter, modifier, supprimer l’ordre des approbateurs
• Choix des modèles d’approbation
• Envoi de courriel pour les approbateurs

  Conseil sans papier

• Accès sécurisé pour les élus
• Visualisation de l’ensemble des documents de la séance (formulaires, pièces jointes)
• Interface simple et conviviale
• Ajout de notes

  Recherche

• Plein texte avec un ou plusieurs mots
• Booléenne (et / ou / pas), caractères spéciaux (*? etc.)
• Plusieurs champs « recherchables »
• Sauvegarde de critères de recherches (par utilisateur ou groupe d’utilisateurs)
• Édition de rapports et rapport avec critères selon des tris.

  Solution intégrée

  La solution de gestion du conseil fait partie intégrante de la gamme Documents et du module de gestion électronique des documents (GED).

Fiche produit

Modules optionnels

INTERFACE DE CLASSEMENT

interface de classement simplifiée