Inscription
Une solution simple, rapide et facile d’accès pour un nombre illimité d’utilisateurs. L’interface utilisateur entièrement WEB permet d’exploiter le logiciel sur une quantité illimitée de postes de travail, offrant ainsi une stabilité et une protection d’investissement de votre parc informatique. L’application peut être diffusée aux associations alliées à la ville, sans frais additionnels. Le logiciel se compose des modules suivants :
Intervenants
La notion d’intervenant englobe les clients (citoyens résidents et non-résidents), les organismes, les employés/bénévoles, les fournisseurs, etc. Toute personne/entité peut être facturée ou contactée. Ce module centralise l’information des différents intervenants de la municipalité qu’ils soient clients, fournisseurs, employés ou les trois en même temps.
- La saisie et la gestion des données de base des participants (nom, prénom, adresse, téléphone, courriel(s), date de naissance, etc.)
- La saisie et la gestion des adhésions et des renouvellements
- L’inscription des informations pour le dossier médical
- La saisie et la gestion des données d’une famille ‘parents et tuteurs’
- La saisie de note au dossier de longueur illimitée. Cette note associée à un niveau de sécurité ‘Attention Spéciale’ devient un message d’alerte qui accompagne la fiche de l’intervenant et sera affiché en tout temps
- La gestion du duplicata de clientèle pour éviter les doublons
- La gestion des membres et de leurs rôles dans l’organisation
- La gestion des ressources reliées à l’organisation qui qualifie le type d’intervenant, exemples : instructeur, bénévole, professeur, etc.
- La flexibilité d’une section champ dynamique qui permet d’ajouter des champs définis par l’utilisateur
- La fiche de l’intervenant devient unique et sera associée à toutes les fonctions de chacun des modules du système
Activités
Ce module permet la création et la gestion des activités de formation offertes par l'organisation selon une période déterminée.
- La saisie et gestion des données de base des activités (prix, préalable, rabais, frais additionnels, % d’inscription via Internet, responsable, activités publiées ou non, endroit, minimum et maximum d’intervenants, etc.)
- La gestion des différentes politiques de tarification
- L’affichage des activités en mode grille horaire avec mise en valeur des conflits
- La duplication d'une activité passée pour en créer une nouvelle
- La création et gestion des séances par activité
- L’attribution des activités aux locaux/plateaux avec validation
Inscriptions
L’inscription aux activités comporte plusieurs validations :
- Disponibilité
- Préalable d’inscription associé à la fiche de l’intervenant
- Sélection des plages horaires affectées à l’activité choisie
- Mise à jour de la fiche du participant
- Gestion des listes d'attente
- Nombre minimal de candidats à une activité
Le module permet:
- Le choix d’une ou plusieurs activités par participant
- Le traitement du paiement en ligne via un serveur de paiement
- Le transfert d'une personne entre les groupes ‘modification d’inscription’
- La gestion des inscriptions et statistiques ‘mode administrateur’
- La gestion des présences ‘mode administrateur’
- La facturation par session ou facturation récurrente
Ressources
L’appellation ‘ressource’ représente soit une ressource matérielle (local, équipement) ou une ressource humaine (professeur, bénévole).
Le module permet :
- Fiche ressource incluant toutes les informations inhérentes aux locaux/plateaux, équipements, ressource humaine et services
- Lors d'une réservation de ressource qui contient des ressources sous-jacentes, celles-ci sont automatiquement réservées
- Possibilité de visualiser la grille de temps de chaque ressource
Finances
Ce module assure une gestion des transactions financières :
- Gestion des encaissements, des dépôts et bordereaux de dépôts.
- Gestion des différents modes de paiement acceptés
- Gestion des chèques postdatés (liste et encaissement automatique)
- Création d’une liste de transfert de compte Grand-livre
- Gestion des comptes à recevoir
- Impression des états de compte
- Messages divers et configurables
- Traitement des reçus et notes de frais
- Répartition des revenus d’inscription entre différents organisations et départements ou selon plusieurs postes au Grand-livre
- Système complet de facturation
- Journal des recettes.
Relevés 24
Ce module produit tous les rapports et formulaires nécessaires à l’utilisateur selon les exigences et normes gouvernementales aux crédits de garde d’enfants selon les activités éligibles. Il permet aussi de générer le fichier XML à transmettre au gouvernement.
Sécurité
Ce module sert à définir les paramètres de confidentialité et de droit d’accès pour chaque intervenant, selon le rôle qui lui a été confié dans l’organisation.
